Faq

(FAQ-01) Wat is het eBirth-project?

Het doel van het eBirth-project is de procedures tussen de gemeenten, ziekenhuizen, zorgverleners (ook buiten de ziekenhuizen) en de verschillende communautaire en federale overheidsdiensten (Gemeenschappen en Brussel, FOD Economie) te vergemakkelijken, te optimaliseren en te harmoniseren, om:

  • de kwaliteit van de gegevens te verbeteren (door bepaalde oorzaken van fouten zoveel mogelijk te elimineren),
  • de duur van de gegevensoverdracht tussen de betrokkenen te verkleinen,
  • de werklast te verminderen door herhaalde invoer van gegevens te vermijden,
  • de kosten voor het beheer van de papieren formulieren te verminderen.

Hier vindt u meer informatie over dit onderwerp.

(FAQ-02) Wie zijn de betrokkenen in het project?

Bij de eBirth-toepassing zijn heel wat actoren op verschillende niveaus :

Actoren op het terrein:

  • de zorgverleners (binnen of buiten de ziekenhuizen), het administratief personeel van de ziekenhuizen
  • het personeel van de diensten van de Burgerlijke Stand binnen de gemeenten.

Gefedereerde entiteiten:

  • l'Agence pour une Vie de Qualité (AViQ)
  • de Vlaamse Gemeenschap
  • het Vlaams Agentschap voor Zorg en Gezondheid (VAZG)
  • het Brussels Observatorium voor Gezondheid en Welzijn
  • het Studiecentrum voor Perinatale Epidemiologie (SPE)
  • het Centre d’étude d’épidémiologie Périnatale (CEpiP).

Federale overheid:

  • de FOD Economie
  • de FOD Justitie
  • het Rijksregister
  • de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ)
  • het eHealth-platform (het is vooral een openbare instelling, ingesteld door de wet, die de elektronische en beveiligde uitwisseling van gegevens tussen alle actoren uit de gezondheidszorg (geneesheren, ziekenhuizen, apothekers, patiënten, enz.) wil promoten en ondersteunen maar die tegelijk de persoonlijke levenssfeer en het medisch geheim beschermt.)

Hier vindt u meer informatie over dit onderwerp.

(FAQ-03) Wat is de eBirth-toepassing ?

eBirth is een informaticaoplossing die toelaat om de nuttige gegevens in verband met het administratieve proces van de kennisgeving van geboorte te digitaliseren en de transfer van deze gegevens naar alle betrokkenen te vergemakkelijken. Concreet betekent eBirth dat de papieren versie van de formulieren wordt vervangen en dat de gegevens nog maar één keer moeten worden ingevoerd.

Hier vindt u meer informatie over dit onderwerp.

(FAQ-04) Wat is de actieperimeter (‘scope’) van de eBirth-toepassing?

De eBirth-toepassing heeft enkel betrekking op

  • de gegevens van de kennisgeving van geboorte en het attest van bevalling van het ziekenhuis naar de gemeenten
  • de medische statistische gegevens van het ziekenhuis naar de Gemeenschappen
  • de socio-economische gegevens van de gemeenten naar de Gemeenschappen.

Alle andere gegevens, vooral die over de gemeenten (bijv. het opsturen naar het Rijksregister, de Dienst Vreemdelingenzaken, gemeenten van de woonplaatsen,…), worden nog via de binnen de gemeenteadministraties gebruikelijke procedure opgestuurd.

Hier vindt u meer informatie over dit onderwerp.

(FAQ-05) Waar vindt men documentatie over het eBirth-project?

De documentatie is beschikbaar in de sectie 'Downloads' van de verschillende doelgroepen:

Documentatie voor elk publiek:

Voor de gebruikers van de webtoepassing:

Voor het personeel dat de eBirth-toepassing moet implementeren in de gemeente:

(FAQ-06) Hoe krijg ik toegang tot eBirth?

Opdat u toegang zou krijgen tot eBirth moet de toepassing eerst in uw ziekenhuis beschikbaar zijn.

De installatie van eBirth is het resultaat van een gezamenlijke inspanning door

  • BOSA Digitale Transformatie,
  • uw ziekenhuis,
  • de gemeente waar uw ziekenhuis gelegen is
  • en eventueel de leverancier van informaticadiensten.

Zodra eBirth beschikbaar is, hangt de toegangsmethode af van de manier waarop de eBirth-oplossing geïnstalleerd is.

eBirth is namelijk beschikbaar in twee vormen:

  • Een Webtoepassing beschikbaar in uw webbrowser
  • Een toepassing geïntegreerd via Web Services: eBirth wordt geïntegreerd in de toepassingen die beschikbaar zijn in uw ziekenhuis.

Als u gebruiker bent van eBirth via Web Services:

  • De toegang tot uw werkomgeving wordt rechtstreeks door het ziekenhuis beheerd. Uw eigen diensten informeren u over de toegangsmodaliteiten van de applicatie.

Als u gebruiker bent van eBirth via de Webtoepassing, moet u om toegang te krijgen tot eBirth het adres (URL) van de toepassing kennen en is de combinatie vereist van twee factoren:

  • Meerdere attributen (bv. uw RIZIV-nummer van zorgverstrekker, het ziekenhuis waarbij u bent aangesloten), waaronder een eBirth-'rol': om de lijst op te stellen van de personen die toelating hebben om de webtoepassing te gebruiken, kent de veiligheidsverantwoordelijke in uw ziekenhuis u een 'rol' toe die gekoppeld is aan uw identiteit. Zonder deze rol kunt u geen toegang krijgen tot eBirth. Deze rol wordt u toegekend in elektronische vorm: u krijgt hiervan bericht per e-mail. De veiligheidsverantwoordelijke kan een rol opschorten, annuleren, activeren, enz.
  • Een identificatiemiddel: de eBirth-webtoepassing heeft uw identificatie nodig. U moet zich identificeren via een van de twee volgende middelen:
    • Uw elektronische identiteitskaart (eID) en uw PIN-code
    • Uw 'burgertoken' (het 'ambtenarentoken' wordt door eBirth niet als identificatie aanvaard)

Zodra uw identiteit geverifieerd is, wordt de geldigheid van uw eBirth-rol automatisch gecontroleerd en kunt u de eBirth-webtoepassing gebruiken.

Het eHealth-platform heeft als taak uw identiteit te verifiëren. Het is ook dit platform dat u een eBirth-rol toekent zodat u toegang krijgt tot de webtoepassing.

Opmerking: Zelfstandige vroedvrouwen die niet voor een ziekenhuis werken, kunnen toegang krijgen tot de eBirth-webtoepassing om enkel de geboorten aan te geven die buiten een ziekenhuis hebben plaatsgevonden (bv. in een geboortehuis).

(FAQ-07) Welke profielen en rechten staan in de eBirth webtoepassing bepaald?

Zoals vermeld in Hoe krijg ik toegang tot eBirth, moet de veiligheidsverantwoordelijke van uw ziekenhuis u een eBirth-'rol' toekennen om u toegang te geven tot de toepassing.Op basis van dit profiel zullen bepaalde functionaliteiten al dan niet toegankelijk zijn.

Binnen het kader van de eBirth-toepassing zijn specifieke profielen en rechten bepaald (voor het ziekenhuispersoneel en voor de externe zorgverleners). Op basis van die rechten en rollen zullen bepaalde functionaliteiten al dan niet toegankelijk zijn.

De twee belangrijkste profielen zijn:

Administratief profiel:

  • Toegang tot de identificatiegegevens (kennisgevingsformulier)
  • Toegang (alleen lezen) tot de medische gegevens van de kennisgeving
  • U kunt de volledige kennisgeving van geboorte overmaken (identificatiegegevens en medische gegevens, voorafgaand gevalideerd door een medisch profiel)

Medisch profiel:

  • Toegang tot alle gegevens (kennisgevingsformulier met de identificatiegegevens en het formulier met de medische statistische gegevens)
  • Voor het versturen van de gegevens is een elektronische validatie via een medisch profiel steeds vereist.

Behalve beide profielen kunnen u ook bijkomende beheerdersrechten worden toegekend. Met die rechten kunnen dossiers worden geschrapt die zijn aangemaakt en/of kan algemene informatie worden gewijzigd. We raden aan deze bijkomende rechten bij voorkeur aan een medisch profiel toe te kennen. Dat heeft immers zicht op alle gegevens (identificatie- en medische gegevens), wat niet het geval is voor een administratief profiel (enkel identificatiegegevens).

(FAQ-08) Wat te doen wanneer… ik geen toegang krijg tot de eBirth webtoepassing?

Als u bij een poging om toegang te krijgen tot de eBirth-webtoepassing een foutmelding krijgt van het type "u hebt geen toegang tot deze pagina", kunnen er hiervoor meerdere redenen zijn:

  • Het eHealth-platform dat uw identiteit en uw toegangsmachtigingen moet verifiëren, is niet beschikbaar.
  • Uw profiel (uw attributen) en/of uw eBirth-rol geven u geen toelating tot eBirth.

In dat geval dient u contact op te nemen met het contactcentrum van eHealth, waarvan u hier de gegevens en de openingsuren vindt.

(FAQ-09) Wat te doen wanneer… de eBirth webtoepassing onbeschikbaar is?

BOSA Digitale Transfromatie stelt alles in het werk opdat de applicatie altijd beschikbaar zou zijn.

Mocht de toepassing, in een zeer uitzonderlijk geval, niet beschikbaar zijn dan raden we u aan dit rechstreeks te melden bij het contactcentrum van eHealth, waarvan u hier de gegevens en de openingsuren vindt.

Indien de kennisgeving van geboorte niet binnen 24 uur (tijdens de werkuren, zaterdag inbegrepen) via eBirth kan worden verstuurd kan u, mocht de Burgerlijke Stand van de gemeente dit vragen, tijdelijk, het Blanco Formulier.

Deze papieren versie kan u afdrukken, invullen en de kennisgeving van geboorte doorfaxen naar de Burgerlijke Stand van de gemeente.

Zodra de toepassing weer beschikbaar is moet u altijd de gegevens invoeren en versturen via eBirth.

(FAQ-10) Hoe kan ik... mij opmerkingen over de toepassing sturen?

Alle opmerkingen over eBirth kunnen naar het contactcentrum van eHealth worden gestuurd, waarvan u hier de gegevens en de openingsuren vindt.

(FAQ-11) Welke impact heeft de eBirth oplossing op het door het Burgerlijk Wetboek bepaalde wettelijke kader?

Het gebruik van de eBirth-toepassing wijzigt geen enkele bepaling over geboorten uit het Burgerlijk Wetboek. De toepassing beantwoordt volledig aan de wettelijke bepalingen. De door het Burgerlijk Wetboek bepaalde duurtijden blijven van toepassing.

(FAQ-12) Is de vertrouwelijkheid van de medische gegevens in de eBirth webtoepassing gewaarborgd?

Om de vertrouwelijkheid van de gegevens te garanderen gebruikt de eBirth-toepassing verschillende eHealth basisdiensten. Hieronder staan alle gebruikte basisdiensten. Meer informatie vindt u op de eHealth site (www.ehealth.fgov.be).

Dienst

Toelichting

eHealth portaalsite

Verleent toegang tot alle eBirth documentatie

Geïntegreerd gebruikers- en toegangsbeheer

  • Toegang voor de webtoepassing via eHealth portaalsite
  • Waarborg dat enkel bevoegde personen toegang hebben (raadplegen van het kadaster van de gezondheidsberoepen, van het bestand van de zorgverleners (RIZIV) en het bestand van de zorginstellingen (CIC))

End-to-end versleuteling

Waarborgt de beveiligde uitwisseling van gegevens

Codering

Codering bij het versturen van de gegevens naar de statistische partners

(FAQ-13) Kunnen gegevens/dossiers worden ingekeken die niet behoren tot het ziekenhuis waarvoor ik werk?

Nee.

Door de rollen en rechten die door de eBirth-toepassing aan de gebruikers zijn toegekend zijn de geboortedossiers en de medische gegevens enkel toegankelijk voor bevoegde personen die voor hetzelfde ziekenhuis werken. Enkel de geboortes die zich binnen het ziekenhuis waarvoor de gebruiker werkzaam is hebben voorgedaan, kunnen worden ingekeken en/of gewijzigd (op basis van de formele identificatie van de persoon en in functie van zijn rol).

(FAQ-14) Waar kan ik terecht in geval van problemen met de eBirth-toepassing?

Alle problemen met eBirth kunnen naar het contactcentrum van eHealth worden gestuurd, waarvan u hier de gegevens en de openingsuren vindt.

(FAQ-15) Wat te doen wanneer… de kennisgeving door het ziekenhuis is verstuurd met een fout in de gegevens?

Wanneer de kraamkliniek de kennisgeving van de geboorte heeft verstuurd, kan zij deze niet meer wijzigen.

Wat moet het ziekenhuis doen?

Het ziekenhuis overhandigt de moeder het informatiedocument voor de ouders dat door de vroedvrouw manueel verbeterd en ondertekend is. Om dit document af te drukken:

  • Geef de gegevens van de kennisgeving op het scherm weer.
  • Klik vervolgens op het menu 'Afdrukken'.
  • In de zone 'Document voor de ouders' selecteert u de taal en klikt u op de knop 'Afdrukken'.

Wat moet de gemeente doen?

Op het ogenblik van de geboorteaangifte moet de gemeente de gegevens verbeteren in eBirth, op basis van het document dat de ouders van het ziekenhuis hebben gekregen.

De verbetering van de gegevens door de gemeente zal voor dit dossier automatisch worden doorgestuurd naar de Gemeenschappen, dankzij de gegevens die de gemeente in eBirth heeft ingevoerd.

(FAQ-16) Wat te doen wanneer... het medische formulier werd verzonden door het ziekenhuis met een fout in de gegevens?

Wanneer het ziekenhuis het medisch formulier heeft verstuurd, kan het dit niet meer wijzigen.

Er werd met de gemeenschap een specifieke procedure overeengekomen voor het medische formulier dat op elektronische weg via eBirth wordt verstuurd. Indien er foutieve gegevens staan in een verstuurd medisch formulier moet dan het specifieke formulier ingevuld en rechtstreeks verstuurd worden naar de dienst van de gemeenschap die de medische statistische gegevens verwerkt (de contactgegevens staan vermeld op het formulier).

Formulier te gebruiken

  • Als uw ziekenhuis zich in het Vlaams Gewest bevindt, gelieve dit formulier te gebruiken
  • Als uw ziekenhuis zich in het Brussels Hoofstedelijk Gewest bevindt, gelieve dit formulier te gebruiken

(FAQ-17) Wat te doen in het geval van... een doodgeboren kind ?

eBirth wordt niet gebruikt in de volgende gevallen:

  • Doodgeboren kinderen: de procedure op papier blijft verplicht
  • Geboorten die buiten de kraamkliniek plaatsvinden: de procedure op papier blijft verplicht

(FAQ-18) Wat te doen wanneer... een kind is geboren buiten de kraamkliniek?

eBirth wordt niet gebruikt in de volgende gevallen:

  • Doodgeboren kinderen: de procedure op papier blijft verplicht
  • Geboorten die buiten de kraamkliniek plaatsvinden: de procedure op papier blijft verplicht

(FAQ-19) Wat te doen in het geval... van een vroeggeboorte?

eBirth moet worden gebruikt als voor de geboorte van een levend geboren kind.

Alleen de specifieke NEO-NATAL-formaliteiten moeten worden uitgevoerd buiten eBirth.

(FAQ-20) Wat te doen als... een kind komt te overlijden na geboorte?

De geboorte dient te worden ingevoerd in eBirth met ook de medische gegevens.

Vervolgens dien het model III D gebruikt te worden om het overlijden aan te geven.

(FAQ-21) In welke taal moet het document voor de ouders worden overhandigd ?

Het ziekenhuis moet altijd het document in de officiële taal van de gemeente, waar het kind geboren is, overhandigen aan de ouders. Het document kan eventueel in een van de drie andere talen afgedrukt worden indien de ouders de officiële taal van de gemeente, waar het kind geboren is, niet machtig zijn.

(FAQ-22) Wat te doen wanneer... de moeder geen rijksregisternummer heeft?

Indien de moeder geen rijksregisternummer heeft moet u de kennisgeving invullen en het medische formulier via eBirth verzenden.

In de eBirth-toepassing zijn deze gevallen toegestaan.

De papieren formulieren moeten niet worden gebruikt.

 

(FAQ-23) Hoe kunnen vroedvrouwen toegang krijgen tot eBirth indien ze niet beschikken over een RRN/Rbis?

Deze personen kunnen een token aanvragen bij de desbetreffende dienst in Brussel.

Ze moeten zich hiervoor persoonlijk gaan aanmelden om hun identiteit te kunnen verifiëren alvorens ze een token kunnen krijgen.

Met dit token kunnen ze zich dan aanmelden in eBirth.

(FAQ-24) Wat moet er gebeuren met pasgeborenen die naar de neonatologie gaan?

eBirth registreert de toestand bij geboorte.

Elke afwijking die wordt ontdekt nadien hoeft niet in eBirth te worden geregistreerd.

(FAQ-25) Moeten we baby’s die geboren zijn buiten het ziekenhuis maar die toch naar het ziekenhuis worden gebracht registreren in eBirth?

Ja.

(FAQ-26) Ik beschik niet over een eID/pincode. Wat moet ik doen?

U kan hiervoor naar uw gemeente gaan voor de aanvraag van een nieuwe eID of pincode.

(FAQ-27) Wat te doen als... de gemeente ons vraagt om de openingsuren aan te passen?

De openingsuren van de gemeente en ook andere informatie (adres, telefoonnummer, etc) die worden getoond op het document voor de ouders kunnen aangepast worden door personen van het ziekenhuis die administrator rechten hebben in de toepassing.

In de webtoepassing kan elke persoon die ad hoc rechten heeft het menu “Beheer” openen. Het scherm “Beheer” laat toe om deze gegevens bestemd voor de ouders te wijzigen in elke taal (nederlands, frans, duits, engels).

(FAQ-28) Wat te doen wanneer ... een geboorteaangifte voor een eerste kind van een meervoudige zwangerschap verstuurd is en u vergeten bent te vermelden dat het om een meervoudige zwangerschap gaat?

Context

Het kan gebeuren dat u, om een of andere reden, een geboorteaangifte verstuurt en dat u pas nadien merkt dat u vergeten bent te vermelden dat het om het eerste kind van een meervoudige zwangerschap gaat.

In de meeste gevallen wordt dit vastgesteld want eBirth beschikt over een algoritme dat dubbels detecteert. Om te vermijden dat de geboorte van een kind meerdere keren wordt ingevoerd, vergelijkt eBirth immers de ingevoerde gegevens en weigert het de verzending van twee kennisgevingen die op dezelfde geboorte betrekking lijken te hebben. Dat is ook het geval voor tweelingen, wanneer men vergeet te vermelden dat het om een meervoudige zwangerschap gaat alvorens de eerste kennisgeving van geboorte te verzenden.

Wat zou u moeten doen?

Zodra een kennisgeving van geboorte verzonden is (net zoals een gewone brief die op de post gedaan wordt) is het niet meer mogelijk deze te wijzigen. De enige oplossing zou er in principe in bestaan de aangiftes van alle andere levend geboren kinderen uit dezelfde zwangerschap te doen volgens de procedure op papier. Dat zou heel wat werk meebrengen. Er bestaat een andere oplossing om de andere kennisgevingen door eBirth te doen aanvaarden, maar daarvoor moeten de hierna beschreven regels strikt worden nageleefd. De volgende toelichtingen zijn gebaseerd op de webapplicatie. Dezelfde oplossing is ook getest met de webservices. De geldigheid van deze procedure moet echter worden afgetoetst met de mogelijkheden van de lokaal beschikbare software in het ziekenhuis die minder uitgebreid kan zijn.

Wat moet u doen?

Principe: vergeet niet dat wat volgt een uitzonderingsprocedure is: ze mag niet worden gebruikt in plaats van de gewone procedure die erin bestaat de meervoudige zwangerschap van bij de eerste kennisgeving van geboorte te vermelden.

(1) Noteer het nummer van de kennisgeving die u reeds hebt verstuurd. U zult dit nummer nodig hebben in fase (3).

(2) Voer de kennisgeving van de geboorte van het eerste kind opnieuw in, vermeld duidelijk dat het om het eerste kind gaat van een meervoudige zwangerschap. Vermeld het totale aantal geboortes (doodgeborenen inbegrepen), het volgnummer, het geslacht en het aantal doodgeboren kinderen.

(3) Vermeld in de zone "Informatie voor de Burgerlijke Stand" dat de eerder verzonden kennisgeving van geboorte moet worden genegeerd. Gebruik bijvoorbeeld de volgende tekst: "Opgelet, een kennisgeving van geboorte (nr. xxx) is reeds verstuurd voor dit kind. Alleen deze kennisgeving is correct (eerste kind van een meervoudige zwangerschap), de vorige kennisgeving moet worden genegeerd." Vul op de plaats van 'xxx' het nummer in van de betrokken kennisgeving, dat u in (1) genoteerd hebt.

(4) Verstuur de kennisgeving. U zult zien dat het systeem deze kennisgeving aanvaardt.

(5) Vul de kennisgevingen in van de andere kinderen geboren uit dezelfde zwangerschap en verzend ze.

U hebt hiermee uw kennisgeving van geboorte rechtgezet.

(6) Vervolgens, voor het medisch formulier:

Als u het medisch formulier voor de kennisgeving die moet worden genegeerd nog niet verzonden hebt:

(a)    vul dit formulier in en vermeld in de zone "Informatie voor de Gemeenschappen": "Dit medisch formulier moet worden genegeerd, de informatie is ingevoerd in een nieuw formulier". Verzend hierna dit formulier. Dit zal vermijden dat u e-mails ontvangt met de aanmaning dat u een medisch formulier voor dit kind moet versturen. Het is nutteloos het nummer van de kennisgeving te vermelden want de statistische gegevens bevatten deze informatie niet.

(b)   Vul vervolgens elk medisch formulier in voor elk kind dat geboren is uit deze zelfde zwangerschap en verzend het.

Als u daarentegen het medisch formulier voor de kennisgeving die moet worden genegeerd reeds verstuurd hebt, kunt u dit formulier niet meer wijzigen.

(a)    In het medisch formulier dat het formulier voor de te negeren kennisgeving vervangt, voert u de gegevens in zoals gewoonlijk. Voeg een commentaar toe in de zone "Informatie voor de Gemeenschappen". Bijvoorbeeld: "Opgelet, een medisch formulier voor dit kind is reeds verstuurd. Alleen dit huidige formulier moet in aanmerking worden genomen, het vorige medisch formulier moet worden genegeerd. "

(b)   Vul vervolgens de andere medische formulieren in voor de andere kinderen geboren uit dezelfde zwangerschap en verzend ze.

Een praktisch voorbeeld

Geïllustreerde situatie

Drie kinderen worden geboren uit dezelfde zwangerschap (kinderen A, B en C).

Het eerste kind A wordt ingevoerd en zijn kennisgeving van geboorte wordt naar de gemeente gestuurd. Het medisch formulier is gedeeltelijk ingevuld maar nog niet verzonden. Bij de invoering van de kennisgeving van geboorte van kind B weigert het systeem de tweede kennisgeving omdat het een dubbele invoer detecteert.

Toepassing van de oplossing

Voor de kennisgeving van geboorte:

  • Ik noteer het eBirth-nummer van de kennisgeving van kind A dat moet worden genegeerd door de gemeente (bv. : 2016111111111).
  • Ik voer de kennisgeving van geboorte van de drieling in. Voor kind A noteer ik in de commentaarzone bestemd voor de gemeente: "Opgelet, een kennisgeving van geboorte (nr. 2016111111111) is reeds verstuurd voor dit kind. Alleen deze kennisgeving is correct (eerste kind van een meervoudige zwangerschap), de vorige kennisgeving moet worden genegeerd." Voor de kinderen B en C is het overbodig deze commentaar toe te voegen.
  • Ik verzend de drie kennisgevingen van geboorte: A, B en C.

Voor het medisch formulier:

  • Ik vul het medisch formulier in voor de kennisgeving van geboorte nr. 2016111111111. Ik vermeld in de commentaarzone bestemd voor de Gemeenschappen: "Dit medisch formulier moet worden genegeerd, de informatie is ingevoerd in een nieuw formulier". Ik verzend het medisch formulier. Zelfs als het geen enkel te exploiteren gegeven bevat, zal het niet open blijven.
  • Ik vul opnieuw het medisch formulier in voor de kennisgeving van geboorte van kind A en verzend het.
  • Ik doe hetzelfde voor de kinderen B en C.