Faq
(FAQ-01) Qu'est-ce que le projet eBirth?
Le projet eBirth a pour objectif de simplifier, d’optimiser et d’harmoniser les procédures entre les communes, hôpitaux, prestataires de soins (également en dehors des hôpitaux) et les différentes instances publiques communautaires et fédérales (Communautés et Bruxelles, SPF économie), dans le but :
- d’améliorer la qualité des données (en minimisant certaines causes d’erreurs),
- de réduire la durée des transferts entre les intervenants,
- de diminuer la charge de travail en éliminant des encodages répétés,
- de diminuer les coûts liés à la gestion des formulaires papier.
Vous trouverez ici plus d'informations à ce propos.
(FAQ-02) Quelles sont les parties impliquées dans eBirth?
L’application eBirth implique beaucoup d’acteurs à des différents niveaux :
- Acteurs de terrain :
- les prestataires de soins de santé (au sein ou en dehors des hôpitaux), le personnel administratif au sein des hôpitaux
- le personnel des services de l’Etat Civil au sein des communes
- Entités fédérées :
- l'Agence pour une Vie de Qualité (AViQ)
- la Communauté flamande
- le Vlaams Agentschap voor Zorg en Gezondheid (VAZG)
- l’Observatoire Bruxellois de la Santé et du Social (OBSS)
- le Studiecentrum voor Perinatale Epidemiologie (SPE)
- le Centre d’étude d’épidémiologie Périnatale (CEpiP).
- L’Etat fédéral :
- le SPF Economie
- le SPF Justice
- le Registre national
- la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale (BCSS)
- la plate-forme eHealth (Organisme public, institué par la loi, qui vise à promouvoir et à soutenir l'échange électronique et sécurisé de données entre tous les acteurs des soins de santé (médecins, hôpitaux, pharmaciens, patients, …) tout en respectant la protection de la vie privée et le secret médical.
(FAQ-03) Qu'est-ce que l’application eBirth ?
eBirth est une solution informatique permettant de saisir les données utiles au processus administratif de notification de naissance et d’en faciliter le transfert à tous les acteurs concernés. Concrètement, elle remplace la version papier des formulaires et ne demande qu’un seul encodage de chacune des données.
Vous trouverez ici plus d'informations à ce propos.
(FAQ-04) Quel est le périmètre d'action (« scope ») de l'application eBirth ?
L'application eBirth concerne :
- l'envoi des données de l'avis de naissance et de l'attestation d'accouchement de l'hôpital vers les communes
- l’envoi des données statistiques médicales de l'hôpital vers les Communautés
- l’envoi des données socioéconomiques des communes vers les Communautés
L'envoi de toutes autres données, qui concernent principalement les communes (ex. l'envoi vers le Registre national, l'Office des étrangers, communes des lieux d'habitation,…), se fait via la procédure actuellement mise en place au sein des administrations communales.
Vous trouverez ici plus d'informations à ce propos
(FAQ-05) Où peut-on trouver la documentation sur le projet eBirth ?
Les documentations sont disponibles dans la zone « téléchargements », selon le public concerné :
Documentation pour tout public:
-
- Brochure de présentation eBirth
Pour les utilisateurs de l’application web :
Pour le personnel chargé de l’implémentation de eBirth au sein de la commune :
-
- Les démarches à suivre pour démarrer eBirth sont décrites ici
(FAQ-06) Comment accéder à eBirth?
Pour accéder à eBirth, il faut avant tout que l’application soit disponible dans votre hôpital. Ceci est le fruit d’un travail de déploiement géré conjointement par:
- BOSA Transformation Digitale
- votre hôpital
- la commune où se situe votre hôpital
- éventuellement leurs fournisseurs de services informatiques
Une fois que eBirth est disponible, la méthode d’accès dépend de la manière dont la solution eBirth a été implantée.
En effet, eBirth est disponible sous deux formes :
- Une Application Web, disponible dans votre navigateur web
- Une application intégrée via Web Services : eBirth s’intègre dans les applications disponibles dans votre hôpital.
Si vous êtes utilisateur de eBirth via Web Services :
- Les accès à votre environnement de travail sont gérés directement par l’hôpital. Vos propres services vous informent des modalités d’accès à l’application.
Si vous êtes utilisateur de eBirth via l’Application Web, votre accès à eBirth nécessite que l’adresse (URL) de l’application vous ait été communiquée, et la combinaison de deux facteurs :
- Plusieurs attributs (ex : votre numéro INAMI de prestataire, l’hôpital auquel vous êtes associé(e)), parmi lesquels un « rôle » eBirth : pour établir la liste des personnes autorisées à utiliser l’application web, la personne responsable de la sécurité dans votre hôpital vous attribue un « rôle » associé à votre identité. Sans ce rôle, vous ne pouvez pas accéder à eBirth. Ce rôle vous est attribué sous forme électronique : vous en êtes averti(e) par mail. Un rôle peut être suspendu, annulé, réactivé, etc. par le responsable de la sécurité.
- Un moyen d’identification : l’application web eBirth nécessite votre identification. Vous devez vous identifier grâce à un des deux moyens ci-dessous :
- Votre carte d’identité électronique (eID) et votre code PIN
- Votre token « citoyen » (le token « fonctionnaire » n’est pas accepté comme moyen d’identification par eBirth)
Une fois votre identité vérifiée, la validité de votre rôle eBirth est automatiquement contrôlée, et vous pouvez utiliser l’application web eBirth.
La plate-forme eHealth est en charge de vérifier votre identité. C’est aussi elle qui permet de vous attribuer un rôle eBirth pour accéder à l’application web.
Remarque : Les sages-femmes indépendantes qui ne travaillent pas pour un hôpital peuvent accéder à l’application web eBirth pour déclarer uniquement les naissances qui ont eu lieu en-dehors d’un hôpital (ex : dans une maison de naissance).
(FAQ-07) Quels sont les profils et droits définis dans l'application web eBirth ?
Comme mentionné dans « comment accéder à eBirth, la personne responsable de la sécurité dans votre hôpital doit vous attribuer un « rôle » eBirth pour vous donner accès à l’application. C’est sur la base de ces profils que certaines fonctionnalités seront accessibles ou non.
Dans le cadre de l'application eBirth pour hôpitaux, des rôles et droits spécifiques sont définis dans le tableau suivant. Sur la base de ces droits et rôles, certaines fonctionnalités sont accessibles ou non.
Deux profils principaux sont prévus :
Profil administratif
- Accès aux données d’identification (formulaire de notification)
- Accès (lecture seulement) aux données médicales de la notification
- Vous pouvez transmettre l’ensemble de la notification de naissance (données d’identification et données médicales préalablement validées par un profil médical)
Profil médical
- Accès à l’ensemble des données (le formulaire de notification avec les données d’identification et le formulaire avec les données statistiques médicales)
- La validation électronique par un profil médical est toujours exigée avant l’envoi de données.
Outre ces deux profils, des droits complémentaires d’administrateur peuvent vous être attribués. Ces droits permettent de supprimer des dossiers qui ont été créés et/ou de modifier les informations générales. Nous conseillons d’attribuer ces droits complémentaires de préférence à un profil médical.
Ce dernier a en effet une vue sur toutes les données (d’identification et médicales) contrairement au profil administratif (uniquement données d’identification).
(FAQ-08) Que faire si… l’accès à l’application web eBirth m’est refusé ?
Si en tentant d’accéder à l’application web eBirth vous recevez un message d’erreur du type « vous n’avez pas accès à cette page », il peut y avoir plusieurs raisons :
- La plate-forme eHealth, en charge de vérifier votre identité et vos autorisations d’accès n’est pas disponible.
- Votre profil (vos attributs) et/ou votre rôle eBirth ne vous autorise(nt) pas à accéder à eBirth
Dans ce cas, il convient de joindre le centre de contact eHealth, dont les coordonnées et les heures d’ouverture se trouvent ici.
(FAQ-09) Que faire si… l’application web eBirth n’est pas disponible ?
BOSA Transformation digitale met tout en œuvre pour que l’application eBirth soit toujours disponible.
Au cas où, dans des cas exceptionnels, l’application ne serait pas disponible, nous vous remercions de le signaler directement auprès du centre de contact eHealth, dont les coordonnées et les heures d’ouverture se trouvent ici.
Au cas où la notification de naissance ne pourrait pas être transmise dans les 24 heures vers le service de l’Etat Civil (suite à une indisponibilité de l’application eBirth pendant les jours ouvrables y compris le samedi), vous pourrez utiliser temporairement le formulaire vierge de eBirth.
Vous pourrez transmettre via Fax, à la demande du service de l’Etat Civil la version papier de la notification de naissance (uniquement les pages 2 et 3) après avoir imprimé et complété les données de cette notification.
Dès que l’application sera de nouveau disponible, vous devrez toujours introduire le dossier via l’application eBirth.
(FAQ-10) Comment puis-je faire part de mes remarques sur l'application ?
Toutes les remarques relatives à eBirth peuvent être envoyées au centre de contact eHealth, dont les coordonnées et les heures d’ouverture se trouvent ici).
(FAQ-11) Quel impact cette solution a-t-elle sur le cadre légal défini par le Code civil ?
L'utilisation de l'application eBirth ne change aucune des dispositions définies par le Code civil dans le cadre des naissances. L'application respecte en tout point ces dispositions légales. Les durées définies dans le Code civil restent d'application.
(FAQ-12) La confidentialité des données médicales est-elle garantie dans l'application web eBirth ?
Afin de garantir la confidentialité des données, l'application eBirth utilise plusieurs services de base proposés par eHealth. Nous reprenons ci-dessous tous les services de base utilisés. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous renvoyons vers le site d’eHealth (www.ehealth.fgov.be).
Service | Explications |
Portail eHealth | Donne accès à toute la documentation eBirth |
Gestion intégrée des utilisateurs et des accès (UAM) | Accès pour l’application web via le portail eHealth Garantie que seules les personnes autorisées ont accès : consultation
|
Cryptage end-to-end | Garantit l’échange sécurisé de données |
Codage | Codage lors de l’envoi des données vers les partenaires statistiques |
(FAQ-13) Est-il possible de consulter des données/dossiers qui n'appartiennent pas à l'hôpital pour lequel je travaille ?
Non.
Grâce aux rôles et droits accordés aux utilisateurs par l'application eBirth, les dossiers de naissance et les données médicales ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées et travaillant pour le même hôpital. Par conséquent, seules les naissances qui se sont produites au sein d'un hôpital pour lequel l'utilisateur travaille pourront être consultées et/ou modifiées (sur la base de l'identification formelle de la personne et en fonction de son rôle).
(FAQ-14) Qui puis-je contacter en cas de problème avec l'application eBirth ?
Tous les problèmes relatifs à eBirth peuvent être envoyés au centre de contact eHealth, dont les coordonnées et les heures d’ouverture se trouvent ici.
(FAQ-15) Que faire quand… la notification a été envoyée par l'hôpital avec une erreur dans les données ?
Lorsque la maternité a envoyé la notification de naissance, elle ne peut plus la modifier.
Que doit faire l’hôpital ?
L’hôpital remet à la maman le document d’information à l’attention des parents corrigé manuellement et signé par la sage-femme. Pour imprimer ce document :
- Afficher les données de la notification à l'écran
- Cliquer ensuite sur le menu "imprimer"
- Dans la zone intitulée "Document pour les parents", sélectionner la langue et cliquer sur le bouton "imprimer"
Que doit faire la commune ?
Au moment de la déclaration de naissance, la commune devra corriger les données de son côté dans eBirth, sur base du document remis aux parents par l’hôpital.
La correction des données via la commune sera transmise automatiquement pour ce dossier de naissance vers les communautés, grâce aux données introduites par la commune dans eBirth.
(FAQ-16) Que faire quand... le formulaire médical a été envoyé par l'hôpital avec une erreur dans les données?
Lorsque l’hôpital a envoyé le formulaire médical, il ne peut plus le modifier.
En cas d’erreur dans le contenu d’un formulaire médical qui a été envoyé, un formulaire spécifique est à remplir et à renvoyer directement au service de la Communauté qui traite les informations statistiques médicales (les données de contact sont reprises dans le formulaire).
- Si votre hôpital est situé dans la Région de Bruxelles-Capitale, veuillez utiliser ce formulaire
- Si votre hôpital est situé en Région wallone, veuillez utiliser ce formulaire
(FAQ-17) Que faire quand...un enfant est mort-né ?
eBirth ne couvre pas les cas suivants :
- Les enfants morts-nés : la voie papier reste obligatoire
- Les naissances survenues en-dehors des maternités : la voie papier reste obligatoire
(FAQ-18) Que faire quand… la naissance n’a pas eu lieu dans une maternité ?
eBirth ne couvre pas les cas suivants :
- Les enfants morts-nés : la voie papier reste obligatoire
- Les naissances survenues en-dehors des maternités : la voie papier reste obligatoire
(FAQ-19) Que faire quand... un enfant est né prématurément ?
eBirth doit être utilisé comme pour une naissance d’un enfant né vivant
Seules les formalités spécifiques NEO-NATAL doivent être exécutées indépendamment de eBirth.
(FAQ-20) Que faire quand… un enfant est décédé après sa naissance ?
La naissance doit être déclarée dans eBirth, de même que les données médicales.
Ensuite, le modèle III D doit être utilisé pour signaler le décès.
(FAQ-21) Dans quelle langue faut-il remettre le document destiné aux parents ?
L'hôpital a l'obligation de remettre aux parents le document dans la langue officielle de la commune où la naissance a eu lieu et peut éventuellement imprimer le document dans une des 3 autres langues si les parents ne connaissent pas la langue officielle de la commune de naissance.
(FAQ-22) Que faire quand... la maman ne dispose pas de numéro national?
Vous pouvez encoder la notification et envoyer le formulaire médical via eBirth dans le cas où la maman n’a pas de n° national.
Ce cas est autorisé dans l’application eBirth.
Les formulaires papier ne doivent pas être utilisés.
(FAQ-23) Comment les sages-femmes qui ne disposent pas d'un NRN/BIS peuvent-elles avoir accès à eBirth?
Ces personnes peuvent demander un Token auprès du service concerné à Bruxelles.
Elles doivent se présenter personnellement afin que leur identité soit vérifiée avant qu'un token ne leur soit fourni.
Ce token leur permet ensuite de s'identifier et accéder à eBirth.
(FAQ-24) Que faut-il faire avec des nouveaux-nés qui vont en néonatologie?
eBirth enregistre cette information à la naissance.
Aucune donnée enregistrée ultérieurement ne doit être enregistrée dans eBirth.
(FAQ-25) Faut-il enregistrer dans eBirth les enfants nés en-dehors de l'hôpital mais qui ont ensuite été emmenés jusqu'à l'hôpital?
Oui.
(FAQ-26) Je ne dispose pas d'une eID / d'un code pin. Que dois je faire?
Vous pouvez vous rendre à votre commune pour demander une nouvelle eID / un nouveau code pin.
(FAQ-27) Que faire quand... la commune nous communique un changement dans les heures d'ouverture?
Les heures d'ouverture de l'état civil, ou d'autres informations (adresse, numéro de téléphone, etc.) présentes dans les documents à destination des parents peuvent être modifiées par toute personne de l'hôpital qui dispose des droits d'administration.
Dans l'application web, toute personne disposant des droits ad hoc peut accéder au menu "gestion" de l'application.
L'écran associé à ce menu "gestion" permet de modifier dans toutes les langues les informations destinées aux parents:
(FAQ-28) Que faire quand... une déclaration de naissance a été envoyée pour un premier enfant d'une grossesse multiple, et que l'on a oublié de mentionner la dite grossesse multiple?
Contexte
Il peut arriver, que, pour l'une ou l'autre raison, on procède à l'envoi d'une déclaration de naissance, et qu'après cet envoi, on réalise que l'on a omis de mentionner qu'il s'agit du premier enfant issu d'une grossesse multiple.
Dans la majorité des cas, on constate cela car eBirth dispose d'algorithme de détection des doublons. En effet, pour éviter que la naissance d'un enfant ne soit encodée plusieurs fois, eBirth compare les données encodées entre elles et refuse l'envoi de deux notifications semblant correspondre à la même naissance. C'est aussi pour le cas des jumeaux, pour peu que l'on ait oublié de mentionner la grossesse multiple avant d'avoir envoyé la première notification de naissance.
Que faudrait-il faire?
Une fois qu'une notification de naissance est envoyée (tout comme une simple lettre déposée à la poste), il n'est plus possible de la modifier. La seule solution consisterait en principe à effectuer les déclarations de tous les autres enfants nés vivants, issus de la même grossesse, selon la procédure papier. Ce travail serait fastidieux. Il existe une autre solution pour faire accepter les autres notifications par eBirth, mais elle nécessite le respect strict des règles décrites dans le texte qui suit. Les explications suivantes se basent sur l'application web. La même solution a aussi été testée avec les web services. Cependant, la validité de cette procédure est à confronter aux possibilités offertes par le logiciel implanté localement à l'hôpital, qui peut être plus restrictif.
Que devez-vous faire?
Principe: n'oubliez pas que ce qui suit est une procédure d'exception: elle ne doit pas remplacer la procédure habituelle, qui consiste à mentionner la grossesse multiple dès la première notification de naissance.
(1) Prenez note du numéro de la notification qui a déjà été envoyée. Vous en aurez besoin à l'étape (3).
(2) Procédez à nouveau à l'encodage de la notification de naissance du premier enfant, précisez bien qu'il s'agit du premier enfant d'une grossesse multiple. Précisez le nombre total de naissances (mort-nés inclus), le numéro d'ordre, le sexe, le nombre d'enfants mort-nés.
(3) dans la zone « Informations pour l'État civil », précisez que la notification de naissance envoyée précédemment doit être ignorée. Par exemple, frappez le texte qui suit: « Attention, une notification de naissance (n° xxx) a déjà été envoyée pour cet enfant. Seule cette notification-ci est correcte (premier enfant d'une grossesse multiple), la notification précédente doit être ignorée. » Précisez à la place des « xxx » le numéro de la notification concerné, que vous avez noté en (1).
(4) Envoyez la notification. Vous constaterez que le système accepte cette notification.
(5) Encodez et envoyez les notifications des autres enfants issus de la même grossesse.
Vous avez ainsi rectifié votre notification de naissance.
(6) Ensuite, pour ce qui concerne le formulaire médical :
Si vous n'avez pas encore envoyé le formulaire médical lié à la notification qui doit être ignorée :
(a) remplissez ce formulaire et précisez dans la zone des « informations pour les Communautés »: « Ce formulaire médical est à ignorer, les informations ont été encodées dans un nouveau formulaire », puis envoyez-le. Ceci vous évitera de recevoir des e-mails de rappel précisant que vous devez envoyer un formulaire médical pour cet enfant. Il est inutile de préciser le numéro de la notification car les données statistiques ne contiennent pas cette information.
(b) Ensuite, complétez et procédez à l'envoi de chaque formulaire médical pour chaque enfant issu de cette même grossesse.
Si en revanche vous avez déjà envoyé le formulaire médical lié à la notification qui doit être ignorée : il ne peut plus être modifié.
(a) Dans le formulaire médical qui remplace celui lié à la notification de naissance à ignorer, encodez les données comme d’habitude. Ajoutez un commentaire dans la zone « informations pour les Communautés ». Par exemple: « Attention, un formulaire médical a déjà été envoyé pour cet enfant. Seul ce formulaire-ci est à prendre en compte, le formulaire médical précédent doit être ignoré. »
(b) Ensuite, complétez et procédez à l'envoi des autres formulaires médicaux pour les autres enfants issus de cette même grossesse.
Un exemple pratique
Situation illustrée
Trois enfants sont nés d'une même grossesse (enfants A, B, C).
Le premier enfant « A » a été encodé, sa notification de naissance a été envoyée à la commune. Le formulaire médical, lui, a été complété partiellement, mais n’a pas encore été envoyé. Lors de l'encodage de la notification de naissance de l’enfant « B », le système refuse la seconde notification car il détecte un double encodage.
Application de la solution
Pour la notification de naissance :
- Je note le numéro eBirth de la notification de l’enfant « a » qui doit être ignorée par la commune (ex : 2016111111111)
- J’encode la notification de naissance des triplés. Pour l’enfant « A » je note dans la zone de commentaires destinée à la commune : « Attention, une notification de naissance (n°2016111111111) a déjà été envoyée pour cet enfant. Seule cette notification-ci est correcte (premier enfant d'une grossesse multiple), la notification précédente doit être ignorée ». Pour les enfants « B » et « C », il est inutile d’ajouter ce commentaire.
- J’envoie les trois notifications de naissance : « A », « B » et « C ».
Pour le formulaire médical :
- J’encode le formulaire médical lié à la notification de naissance n°2016111111111. Je précise dans la zone de commentaires destinée aux Communautés : « Ce formulaire médical est à ignorer, les informations ont été encodées dans un nouveau formulaire ». J’envoie le formulaire médical. Ainsi, même s’il ne contient aucune donnée à exploiter, il ne restera pas ouvert.
- J’encode à nouveau le formulaire médical lié à la notification de naissance de l’enfant « A » et je l’envoie.
- Je fais de même pour les enfants « B » et « C ».