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  1. Qu’est-ce qu’un rôle?

    Un rôle vous confère le droit d’utiliser une application spécifique de l’Administration fédérale.

    La majorité des rôles sont attribués dans le cadre d’une entreprise. Ainsi, la personne à laquelle un rôle aura été octroyé aura le droit, au nom de l’entreprise, d’utiliser une application spécifique de l’Administration fédérale.

    Un rôle peut être attribué pour une durée indéterminée ou pour une période de validité déterminée. Cette durée peut être configurée par le demandeur ou par la personne qui approuve la demande.

  2. Qui gère les rôles?

    Plusieurs personnes au sein d’une entreprise peuvent devenir 'gestionnaires de rôles' :

    • Le représentant légal d’une entreprise (recensé auprès de la BCE)
    • Un 'gestionnaire local', désigné :
      • soit par le représentant légal d’une entreprise;
      • soit par le 'Responsable Accès Entité (RAE)' de l’entreprise. Pour illustrer ce cas, veuillez vous référer à notre 'Quick View'.

     

  3. Comment les rôles sont-ils gérés?

    Un rôle ne peut être demandé directement. Il doit toujours faire l’objet d’une invitation.

    1. Le gestionnaire de rôles rédige une invitation, qui est ensuite envoyée par e-mail ou publiée sur un site web interne à l’attention du candidat au rôle.
    2. Ce candidat suit les instructions reprises dans l’e-mail (ou sur le site web) pour accepter l'invitation et ensuite demander le rôle.
    3. Le gestionnaire de rôles approuve ou refuse la demande.

     

    Le demandeur n’exercera effectivement le rôle que lorsque sa demande aura été approuvée. En tout cas, le candidat sera averti par e-mail du résultat de sa demande (approbation ou refus).

    Une fois un rôle créé de cette manière, son gestionnaire peut le stopper ou en modifier les dates de validité.

  4. Pourquoi un gestionnaire de rôles doit-il s’inscrire sur le portail fédéral?

    L’application 'Administration de rôles' transmet ses messages par courrier électronique. Le gestionnaire de rôles doit faire connaître à cette application l’adresse à laquelle les messages qui lui sont destinés seront expédiés. Ainsi, il sera averti lorsqu’il devra (par exemple) procéder à l’approbation d’un rôle demandé par un utilisateur (cf. 'Comment les rôles sont-ils gérés?').

    L’enregistrement sur le portail fédéral vous permet de préciser votre adresse e-mail. Cette étape est donc obligatoire avant tout usage de l’application 'Administration de rôles'.

    Comment savoir si je suis inscrit(e)?

    • Si vous disposez d’un token citoyen ou d’un token fonctionnaire, vous ne devez plus rien entreprendre étant donné que vous êtes déjà inscrit(e).
    • Si vous vous authentifiez au sein de l’application 'Administration de rôles' et que l’écran d’inscription s’affiche, cela signifie que vous n’êtes pas encore inscrit(e) (ou que votre inscription doit être complétée).
    • Sinon, vous pouvez aussi suivre ce lien et vous enregistrer au moyen de votre eID + code PIN.
      • Si l’écran montre votre nom, votre prénom et un nom d’utilisateur, vous êtes inscrit(e). Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier les données affichées à l’écran.
      • Dans le cas contraire, il vous suffit de remplir le formulaire et de suivre les instructions afin de vous inscrire.

     

  5. Comment un utilisateur peut-il demander un rôle?

    Un rôle ne peut être demandé directement. Il doit toujours faire l’objet d’une invitation.

  6. Quels sont les paramètres d’un rôle?

    Comme les rôles sont généralement attribués dans le cadre d’une entreprise, la plupart d’entre eux auront le numéro d'entreprise pour paramètre. Les rôles ont aussi une date de début et de fin (qui peut être indéterminée). D’autres paramètres spécifiques peuvent aussi être associés à un rôle précis.

    Si vous souhaitez plus d’informations sur les différents rôles applicatifs (et leurs paramètres) gérés par l’application 'Administration de rôles', veuillez vous reporter à la section 'En savoir plus' disponible sur la page d’accueil de l’application, dans le contexte recherché.

  7. En tant que représentant légal, que puis-je faire dans l’application Gestion des rôles?

    Un représentant légal peut effectuer les actions suivantes.

    Pour le rôle de 'Gestionnaire local':

    • rédiger une invitation ;
    • envoyer une invitation ou la publier sur un site web ;
    • approuver ou refuser une demande de rôle ;
    • retirer, prolonger ou réactiver un rôle existant.

     

    Pour un rôle applicatif :

    • rédiger une invitation ;
    • envoyer une invitation ou la publier sur un site web
    • approuver ou refuser une demande de rôle ;
    • retirer, prolonger ou réactiver un rôle existant.

     

  8. En tant que gestionnaire local, que puis-je faire dans l’application Gestion des rôles?

    Un gestionnaire local peut effectuer les actions suivantes pour un rôle applicatif :

    • rédiger une invitation ;
    • envoyer une invitation ou la publier sur un site web ;
    • approuver ou refuser une demande de rôle
    • retirer, prolonger ou réactiver un rôle existant.

     

  9. Pourquoi des '…xxxxx' sont-ils affichés à côté du numéro de contrôle, dans les informations relatives au rôle de l’utilisateur?

    Pour des raisons de vie privée, vous ne voyez que les cinq derniers chiffres du numéro de Registre national de l’utilisateur, comme numéro de contrôle.

  10. Comment se fait-il que le même rôle soit affiché deux fois?

    Cela est tout à fait possible, par exemple:

    • si un rôle n’est plus actif tandis que l’autre l’est ;
    • si le même rôle a été défini avec deux paramètres différents.

     

    Si vous devez approuver plusieurs demandes pour un rôle spécifique, il est important de bien vérifier les détails de la demande afin d’éviter qu’un même rôle ne soit attribué deux fois.

  11. Je gère les rôles pour plusieurs entreprises. Je désire en cours de session assumer un autre rôle afin de gérer les rôles pour une autre entreprise. Est-ce possible?

    Oui, dans le coin supérieur droit de l’écran, vous pouvez voir pour quel rôle et pour quelle entreprise vous effectuez la gestion des rôles en ce moment. Vous pouvez modifier le rôle en choisissant un autre rôle dans la liste déroulante.

  12. Dans le cadre de la gestion des rôles, puis-je rechercher un rôle ou des paramètres spécifiques au moyen de mots-clés?

    Oui, c’est possible. Dans le cadre de la gestion des rôles, vous pouvez faire une recherche sur le nom de la personne, le rôle de la personne ou les paramètres. Si vous effectuez une nouvelle recherche, il est important de vider d’abord le champ de recherche en cliquant sur 'Supprimer le filtre'.

  13. Lorsque je crée une invitation, une URL apparaît sur l’écran. Que puis-je faire avec cette URL?

    Vous pouvez copier l’URL dans un e-mail, ou l’utiliser sur un site web interne à votre entreprise pour inviter d’autres personnes. Attention : si vous diffusez l’URL à un large public, vous recevrez probablement de nombreuses demandes pour ce rôle.

  14. Où puis-je voir quelles actions ont déjà été entreprises pour un rôle spécifique?

    L’écran 'Informations sur le rôle' affiche les détails du statut du rôle et les détails des actions. Vous y trouverez la période de validité, les personnes qui ont pris en charge les actions, ainsi que le statut.

  15. Quel statut un rôle peut-il avoir?

    Un rôle peut être actif, approuvé, refusé, expiré ou inconnu.

    • Actif: vous pouvez exercer les droits d’accès liés au rôle.
    • Approuvé: la demande de rôle a été approuvée mais le rôle ne sera actif qu’à une date ultérieure.
    • Refusé: la demande de rôle a été refusée.
    • Expiré: la période de validité est dépassée.
    • Inconnu: le statut du rôle ne peut être déterminé. Si vous avez urgemment besoin du rôle, vous pouvez introduire une nouvelle demande.

     

  16. Puis-je voir quelles actions il me reste à effectuer concernant la gestion des rôles?

    L’écran 'Tâches' comprend plusieurs lignes de tâches. En cliquant sur 'Consulter', vous verrez le détail de chaque tâche et des actions que vous pouvez entreprendre.

  17. Je ne vois pas une certaine tâche dans la liste des tâches, alors que je m’attendais à la voir là.

    Il est possible que d’autres gestionnaires de rôles soient actifs au sein d’une seule entreprise. Chaque tâche se trouve dans la liste de tâches de chaque gestionnaire.

  18. Je ne me suis pas identifié(e) avec mon eID et ne vois pas tous les rôles auxquels je m’attendais.

    Vous pouvez vous identifier dans le système avec un token citoyen, un token fonctionnaire ou votre eID. L’eID vous permet de voir tous les types de rôles. Si vous utilisez les autres méthodes, vous ne pourrez voir et gérer que certains rôles.

  19. 19. J’ai une question à laquelle je ne trouve aucune réponse sur ce site. À qui puis-je m’adresser?

    Nous vous conseillons avant tout de consulter notre 'Quick View' qui explique visuellement ce qu’est l’administration de rôles. Consultez aussi le site web de l’Administration fédérale : www.belgium.be. Si vous n’y trouvez pas non plus de réponse, il est possible de poser votre question au moyen du formulaire de contact.